政策库
630年采购
授权:由校董会批准
最后更新日期:2022年9月29日
630.1一般.
董事会责成采购和收货部负责采购所有材料, 设备, 供应, 承包服务, 中央接收, 以及剩余物料和设备的处置和销售. 采购和收货被授权制定和执行与政策一致的采购程序. 另外, 理事会已授权使用国际学生联合会采购卡的大学部门进行采购, 并授权为大学人员和部门制定采购卡计划规则. 采购卡指引可于以下网址查阅: imomoew.com/purchasing/ProCard/Pcard.htm
630.1.1独家授权. 采购和收货部拥有订购材料的唯一权力, 设备, 货物, 和服务,并责成大学购买, 除非通过采购卡计划或在 政策620合同批准、签署和报告. 任何购买, 无论是书面的还是口头的, 只有经采购部或通过采购部授权才会被认可, 还是由于采购卡系统使用不当.
630.1.2采购标准. 采购应根据印第安纳州法律进行,如适用,也应根据联邦法律进行. 州法律要求州教育机构向印第安纳州提供供应商名单,以确定供应商是否拥有印第安纳州注册零售商户证书,并且没有拖欠总零售税和使用税.
630.1.3 .采购不处理的项目. 除本政策中确定的合同外,其他合同受 政策620合同批准、签署和报告.
630.1.4应急采购. 紧急采购程序可按照ic5-16-1-1的规定进行.6.
630.2采购方式.
ISU has four basic methods available for procurement: Procurement Cards; Purchase Orders, generated from Requisitions; Direct 支付, generated from a Check Request; and Sole Source Procurement (Noncompetitive Proposals).
630.2.1采购卡. ISU采购卡的标准最高交易限额为1美元,500, 每月最高总购买限额为$3,500. 某些部门的最高交易限额和每月总限额可能会更高,因为其采购量和/或活动需要更高的限额, 如果部门主管要求的话, 并经采购部门批准. 采购卡持有人只需要取得一份报价/建议书, 但持卡人认为所取得的价格是合理的.
630.2.采购订单和请购单. 采购单可用于任何规模的采购,并应在交易金额超过用户采购卡限额时使用.
630.2.3直接付款. 当不需要采购订单时,应以支票请求的形式直接付款给供应商, 当采购卡不能使用时, 或报销员工代购的物品. 员工在使用个人资金用于学校用途之前,应事先得到主管的批准. 不符合偿还条件的采购包括订约服务的付款和任何其他不允许的支出.
630.2.4唯一来源采购(经营性和限制性资金). 唯一来源是指在下列一种或多种情况下,只向一个来源征求建议:
- ISU已确定该商品或服务只能从单一来源获得
- 对于受限制的资金,联邦授予机构或传递实体在回应非联邦实体的书面请求时明确授权非竞争性提案.
- 在紧急情况下.
- 经过多个来源的征集和竞争,确定是不足的, 或者只收到一个投标.
ISU采购和收货可能需要请购部门提供文件,以证明为什么特定物品或服务的固有特性对项目至关重要,并且优先于任何其他报价. 国际滑联应随时接受提议的候补成员, 前提是最终用户确定替代方案将满足他们的需求. 确定一个项目是否真正是专有项目,是否可以从唯一来源购买的最终责任在于国际滑联采购和接收部门.
630.2.5部门授权. 系主任, 或负责拨款的行政首长, 或其授权的指定人, 必须批准 所有请求和检查请求.
630.3招标政策.
630.3.1营运资金. 营运资金是指没有特定目的的第三方限制的资金,这些资金的来源通常来自印第安纳州, 学生学杂费, 或其他预算营运经费. 澳门合法赌场官网在使用运营资金时遵守印第安纳州有关采购的法律.
630.3.1.2 .购买价格低于3500美元. 采购可在采购卡上进行, 由持卡人的限额决定, 或按采购订单, 不征求报价, 如果价格合理的话. 然而,在某些情况下,在此美元级别购买物品的买家可能希望以某种方式验证定价.
630.3.1.3购买$3,500或以上. 采购部门应尝试从澳门合法赌场官网的供应商那里获得至少三份书面报价.
630.3.1.4公共工程项目. 公共工程项目(建筑、翻新等.)根据印第安纳州的法律进行广告和竞标.
630.3.1.5长期采购订单. 常备采购订单是在一段时间内(例如一个财政年度)保持开放的采购订单,允许在整个期间内根据常备采购订单号开具多张发票. 当材料和(或)劳动可以被识别和测量时, 然后,采购部门将征求投标,以确定指定时间内的时间和/或材料成本. 要购买的物品事先不知道的地方, 将建立一份长期采购订单,并向供应商说明ISU期望使用任何批量折扣.
630.3.2资金受限. 限制性资金被定义为由外部资助的项目, 被限制在一个特定的目的, 通常由联邦政府资助, 国家或私人基金. 根据联邦统一采购指南2 CFR 200,澳门合法赌场官网在使用联邦补助金和限制性资金时遵守联邦采购准则.320. 所有大学人员必须遵守行政和财务高级副校长或指定人员在使用限制资金方面的决定.
630.3.2.长期采购订单和限制资金. 当使用限制资金时,不能使用常备采购单.
630.3.2.使用受限资金购买3500美元或以下的物品(小额购买). 可使用采购卡进行购买(每笔交易最高金额为3美元),500)或采购订单, 或直接支付, 不征求报价, 如果价格合理的话.
630.3.2.使用限制资金购买3,501美元至150,000美元(小额购买程序). 采购部门应从供应商处获得至少两份报价. 如果只能得到一个报价, 采购交易将自动定义并确定为唯一来源采购.
630.3.2.4个超过15万美元的竞争方案(使用限制资金的非公共工程). 竞争性提案的技术通常是由多个来源提交报价, 合同可以是固定价格合同,也可以是成本补偿合同. 一般在条件不适合采用密封标书时使用. 如果使用这种方法,需要满足以下要求:
- ISU应对每次超过150美元的采购进行成本和价格分析,000, 包括合同修改. 在收到投标或建议书之前,将进行成本估算.
- 如果要使用限制性资金, 请求部门必须在征求建议书之前与采购部门联系,以确定将用于评估项目建议书的评估因素及其相对重要性,并将其列入并显示在建议书请求中.
- 购买金额超过150美元,将通过在澳门合法赌场官网采购部网站上发布投标人通知的方式进行公示.
- 建议必须从两个或两个以上的合格来源征求. 如果只收到一个提案,则采购交易将自动定义并标识为唯一来源采购.
- 合同必须授予负责任的公司,其方案对项目最有利, 考虑到价格和其他因素.
630.3.2.超过15万美元的密封投标,(公共工程项目)使用限制资金. 公共工程项目(建筑、翻新等.)根据印第安纳州法律进行广告宣传和竞争性投标,但采购须符合适用的联邦法律. ISU必须对每次超过15万美元的采购进行成本和价格分析.00,包括提议的替补人选. 在收到投标或建议书之前,必须进行估算.
公共工程项目(建筑、翻新等.)的广告和竞争性投标. 这个过程包括开发完整的规范, 公众的注意, 开标前有足够的准备时间, 以及公开进行密封投标. 国际滑联保留接受或拒绝任何或所有投标的权利, 该奖项将颁发给最低和最好的出价, 基于最终用户的书面文档. 价值工程, 哪一种方法是对每个合同项目或任务进行系统分析,以确保以最低的总体成本提供其基本功能, 是否可以被国际滑联用来决定中标者.
630.3.3立即行动. 某些情况下, 情况下, 标准化的来源, 和/或紧急需求可能需要灵活性和/或立即解决方案. 他们希望采购人员进行翻译, 充分记录和处理采购,以确保大学的最大利益.
630.3.4外部实体制定的标前协议. ISU可以将合同授予供应商, 或者服务提供商, 投标和总体合同是由外部组织建立的,如联邦政府- GSA合同, 州政府合同, 或组织,如E&合作社(采购合作社-美国大学所有).S.),中西部高等教育契约(MHEC), U.S. 社区(学校合作采购计划) & 政府),或由采购部门决定的类似机构.
630.3.5次 & 材料合同. 国际单项体育联合会在确定没有其他合同适合的情况下,可以使用时间和材料类型合同. 时间和材料合同的最高价格应在ISU的采购订单中规定.
630.4 .董事会报告.
应向理事会报告的项目包括50美元以上的单一来源采购,000, 单笔消费超过50美元,000 if a bid other than the low bid was accepted; and accumulated expenditures by vendor in excess of $250,在财政年度内,可获得$ 000.
630.订单预付款.
请求部门收到请求的货物或者服务并批准后,方可支付货物或者服务的价款. 以下情况例外:
- 支付给地方、州和联邦政府实体的款项.
- 来源提供担保的任何货物或服务的采购.
- 资助机构授权提前付款的地方.
- 必要时的服务和维护合同.
630.6建筑/工程(A/E)服务.
采购和接收部门可以在基于资质的建筑/工程(A/E)澳门合法赌场官网服务采购中使用竞争性方案,对竞争对手的资质进行评估,并选择最合格的竞争对手, 以协商公平合理的补偿为准. 不以价格作为选择因素的方法只能用于采购机电澳门合法赌场官网服务.
630.暂停和禁止.
非联邦实体须遵守执行行政命令12549和12689的非采购禁令和暂停条例, 2 CFR第180部分. 这些规定限制奖励, sub-awards, 和某些被禁止的当事人签订合同, 暂停, 或以其他方式被排除或没有资格参加联邦援助计划或活动.
630.8 .不歧视和其他法律
供应商必须遵守, 经修订的行政命令11246禁止基于种族的歧视, color, 宗教, 性, 性取向, 性别认同或国籍.
630.少数民族,妇女,退伍军人拥有的企业采购
澳门合法赌场官网致力于提供少数族裔拥有的, 女性所有和退伍军人所有的供应商和承包商都有机会竞争ISU业务. 将努力查明, 征求报价, 并与少数族裔沟通, 妇女和退伍军人所有的供应商和承包商关于大学的要求和采购过程, 这样他们就可以成为更可行的供应商. 采购应按照总督少数族裔企业发展委员会(IC 4-13-16)的规定进行.印第安纳州退伍军人拥有的小企业计划(ic5-22-14-3).(经修订)和统一管理规定, 成本原则, 2自有企业联邦奖励的审计要求应与印第安纳州印第安纳州行政部门(IODA)制定的要求相同。. 州立大学少数族裔企业发展计划的目标应与州长委员会制定的目标相同.
630.10采购信息发布
有关公布采购资料的详情,请参阅IC 5-14-3-3(公众查阅公共纪录的权利).
630.11销售税
大学免除印第安纳州的销售税(以及其他州的销售税), 地方销售税, 还有地方使用税. 当请求, 采购和收货部将向独立售楼处的供应商和承包商提供大学的免税证书副本.
630.12互惠
澳门合法赌场官网人员将不参与互惠采购安排. 澳门合法赌场官网应继续将购买考虑与机构的筹资努力目标分开.
630.13道德准则
采购和接收人员应遵守全国教育采购协会(NAEP)的道德规范。, 如有通知.
630.14利益冲突
应遵循ISU采购政策 政策912利益冲突,以及遵守IC 35-44.1-1-4(涉及公务员的利益冲突)和2 CFR 200.112和200.第318条规定了在使用联邦资金时的利益冲突.
630.15员工采购
澳门合法赌场官网的采购和接收部门不得为员工个人使用购买商品或服务.
630.大学财产的处置和再分配
当用户部门不再需要某个项目时, 采购和接收部门将尝试根据公平的标准在大学内重新分配项目. 大学里不需要这个项目吗, 然后可以在大学以外出售或交易. 使用限制资金购买的大学财产在重新分配到其他地区或在外部资助项目期间和项目结束后处置之前可能需要事先批准. 与合同办公室协商 & 赠款应在处置或再分配之前进行.
630.17大学名称、校徽和/或标志
使用大学名称, 标志, 徽章, 未经大学指定人或代理人同意,禁止使用和/或标记. 未经批准许可,使用学校商标销售的,由学校依法查封并追究法律责任.
将大学标志用于商业目的须获得许可, 可以通过联系传播和营销办公室获得.
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采购总监梧桐街951号
(812) 237-3600
ISU-Purchasing@imomoew.com